เมื่อการใช้งาน Microsoft Word ที่เคยใช้อยู่มันโบราณแล้วก็เสียเวลามาก อยากให้เปิดใจวิธีที่ช่วยทำให้เราจัดการเอกสาร Word ได้อย่างถูกต้อง เรียบร้อย สวยงาม แล้วก็รวดเร็ว ลดเวลาการจ้องหน้าจอ ถนอมสายตาของเราได้เยอะขึ้นเลยค่ะ
1. ตั้งค่า startup Options ของ Microsoft Word
1.1 ปกติหน้าต่างที่เราเปิด Microsoft Word ขึ้นมาจะมีหน้าต่างต้อนรับ แล้วก็มีแนะนำเล็กน้อยแบบนี้ 
1.2 ถ้าเราจะไม่ให้โชว์ตรงนี้ เปิด Microsoft Word ขึ้นมาก็เป็นหน้าแผ่นกระดาษว่างเปล่าให้เราทำงานได้เลย 
1.3 ให้ไปตั้งค่าได้ที่ ตัวเลือกทั่วไป ตัวเลือกเริ่มต้น เอาเครื่องหมายติ๊กถูกออกทั้งหมดเลยนะคะ 
1.4 แล้วปิดโปรแกรม เปิดขึ้นมาใหม่ ก็จะได้หน้าต่างที่แสดงหน้าว่างแบบนี้แล้วค่ะ
ลองทำดูนะคะ เห็นความแตกต่างนะคะ
2. ตั้งค่า font เริ่มต้นให้กับ Microsoft word
ก่อนที่จะเริ่มทำเอกสารให้ไปตั้งค่ารูปแบบข้อความ font
คลิกที่เริ่มต้น เพื่อกำหนด font พื้นฐานของ Microsoft Word 
ปิด Microsoft Word ไป แล้วเปิดขึ้นมาใหม่ จะเห็นแล้วว่า font พื้นฐาน เป็น TH Thaisarabun แบบที่เราตั้งไว้แล้ว
3. การใช้คำสั่ง =rand(x,x) ใน Microsoft word
ใช้คำสั่ง =rand(จำนวนย่อหน้า,จำนวนบรรทัดต่อหนึ่งย่อหน้า) เพื่อเรียกข้อความตัวอย่างมาใช้ประกอบการบรรยายนะคะ
3.1 พิมพ์ =rand(x,x) Microsoft Word จะแสดงข้อความซึ่งถ้าเป็น Microsoft Word ภาษาอังกฤษก็จะเป็นข้อความภาษาอังกฤษ ถ้า Word เป็นเมนูภาษาไทยข้อความเป็นภาษาไทยค่ะ
3.2 ข้อความที่แสดงจะมีจำนวนย่อหน้า และจำนวนบรรทัดต่อหนึ่งย่อหน้าตามที่พิมพ์ในข้อ 3.1
4. การใช้ ctrl+Enter
เอกสาร Word ที่มีหลายหน้า และในบางย่อหน้าเราต้องการจัดให้อยู่ในหน้าถัดไป หรือการจะขึ้นหน้าใหม่ ปกติเราจะกด Enter หลายๆ ครั้ง จนกว่าข้อความจะเลื่อนลงไปหน้าถัดไป เพื่อที่จะไปสู่หน้าใหม่ ซึ่งก็ทำได้แต่มีวิธีง่ายกว่านั้น คือ เราสามารถกดปุ่ม control ที่คีย์บอร์ดแล้วก็กดปุ่ม Enter พร้อมกัน 1 ครั้ง ก็จะขึ้นหน้าใหม่ ง่ายมากเลยค่ะ
5.1 เมื่อแทรกข้อความหรือรูปภาพลงในเอกสารแล้วเคอร์เซอร์ก็จะไปอยู่ท้ายสุดของเอกสาร ถ้าเราจะกลับไปสู่หน้าแรกของเอกสารให้กดปุ่ม ctrl+Home เคอร์เซอร์ก็จะกลับไปสู่หน้าแรก
5.2 ถ้าเคอร์เซอร์อยู่หน้าแรก จะไปหน้าสุดท้าย ให้กดปุ่ม ctrl+End เคอร์เซอร์ก็จะไปที่หน้าสุดท้าย ง่ายและเร็วกว่าการใช้ scroll mouse
6. การเลือก (Select) ข้อความ
6.1 ดับเบิ้ลคลิกที่ข้อความ เป็นการเลือกคำ
6.2 กดปุ่ม ctrl ค้างไว้แล้ว select ข้อความหลายช่วง
6.3 คลิกเมาส์แล้วก็ลากเพื่อ select เป็นการเลือกข้อความช่วงที่ต้องการ
6.4 ใช้เมาส์ชี้หน้าข้อความเพื่อ select เป็นการเลือกข้อความทั้งบรรทัด 
7. การจัดย่อหน้าทั้งเอกสารให้ตรงกัน
7.1 กดปุ่ม ctrl+A เพื่อ select ข้อความทั้งเอกสาร
7.2 จัดย่อหน้าได้พร้อมกันเลยทุกหน้า ด้วยการใช้ tab
8. ตั้งค่าหน้ากระดาษแนวตั้ง แนวนอน ในเอกสารเดียวกัน
8.1 ไปที่ เค้าโครง > ตั้งค่าหน้ากระดาษ
8.2 การวางแนว > นำไปใช้กับ > จุดนี้เป็นต้นไป
9. การใส่หมายเลขหน้า และเลือกไม่แสดงหมายเลขหน้า (สำหรับเอกสารบางหน้า เช่น ทุกหน้าที่มีคำว่า "บทที่...")
9.1 ไปที่ แทรก > หมายเลขหน้า > กำหนดตำแหน่งหมายเลขหน้า 
9.2 select ตัวเลข เพื่อเปลี่ยนรูปแบบ font 
9.3 ไปที่เมนู ออกแบบ > เลือก หน้าแรกต่างกัน เพื่อไม่ให้แสดงหมายเลขหน้า หน้าแรก
9.4 หน้าอื่นที่ไม่ต้องการให้แสดงหมายเลขหน้า ให้ไปที่เมนู เค้าโครง > ตั้งค่าหน้ากระดาษ > นำไปใช้กับ > จุดนี้เป็นต้นไป
10. การใช้ tab
ทุกท่านน่าจะเคยใช้ tab กรณีที่ต้องการจัดข้อความให้ตรงกัน แต่ tap ทำได้มากกว่านั้น
10.1 ตั้ง tab ซ้าย
10.2 ตั้ง tab กึ่งกลาง
10.3 ตั้ง tab ขวา
11. การใช้ tab ในตาราง
11.1 ไปที่คอลัมภ์ที่จะพิมพ์ข้อความ ตั้ง tab
11.2 กดปุ่ม ctrl+tab เพื่อให้เคอร์เซอร์ที่ตรงจุดที่ตั้ง tab ในข้อ 11.1 
หรือชมขั้นตอนต่างๆ ในคลิปนี้ค่ะ
เป็นเทคนิคง่ายๆ ที่จะทำให้เราจัดเอกสารได้เรียบร้อยสวยงาม ถูกต้อง และรวดเร็ว ลองนำไปปรับใช้ดูนะคะ...แล้วพบกันในบทความต่อไปค่ะ